5 cách xây dựng văn hóa đội ngũ khi làm việc từ xa

Làm việc từ xa tuy đem lại rất nhiều tiện lợi, nhưng hình thức này cũng gây khó khăn khi doanh nghiệp muốn xây dựng văn hóa đội nhóm.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng văn hóa và gắn kết các thành viên trong đội khi làm việc từ xa nếu biết áp dụng linh hoạt 5 cách dưới đây.

Xây dựng không gian làm việc ảo

Các ứng dụng chat, các kênh hỗ trợ làm việc từ xa là bí quyết đầu tiên giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa làm việc từ xa hiệu quả. Hãy xem các ứng dụng này như những văn phòng làm việc ảo để trao đổi và giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến công việc. 

Bạn có thể tham khảo một số ứng dụng chat như: Skype, Slack… hoặc các ứng dụng lên lịch trình làm việc như: Asana, Trello… để quản lý đội nhóm, giao việc cũng như kiểm soát công việc của từng người một cách tiện lợi, hiệu quả hơn.

Xây dựng thời gian làm việc cố định và các quy tắc công việc như khi làm tại văn phòng

Hãy xây dựng một khoảng thời gian làm việc cố định 8 tiếng như khi làm tại văn phòng và yêu cầu mọi người vào nhóm check in, check out thời gian làm việc, thông báo nghỉ, xin online muộn… để tạo thói quen làm việc có quy củ, giờ giấc cho các thành viên trong nhóm. Cách làm này cũng hạn chế tình trạng ì trệ, lười biếng của một số cá nhân.

Tổ chức các buổi họp online đầu tuần

Mỗi thứ hai đầu tuần, hãy sắp xếp một cuộc họp trực tuyến ngắn khoảng 30 phút đến 1 tiếng để trao đổi các vấn đề liên quan đến công việc, giải đáp thắc mắc của các thành viên trong nhóm hoặc thậm chí chỉ là nói vài ba câu chuyện phiếm vui vẻ với mọi người. Cách này vừa có thể gắn kết các thành viên, đồng thời cũng giúp nâng cao tinh thần làm việc cho mọi người.  

Đọc thêm: Những khó khăn khi làm việc nhóm online

Khuyến khích chia sẻ, phản hồi thông tin

Khuyến khích các thành viên trong nhóm thường xuyên đưa ra các câu hỏi, hoặc chia sẻ ý tưởng, đóng góp ý kiến của mình vào công việc để có thể nắm bắt tâm tư, năng lực, điểm mạnh của từng người, đồng thời thúc đẩy mọi người làm việc và khiến các thành viên trong nhóm không cảm thấy bị mất kết nối. Bên cạnh đó, người đội trưởng cũng nên chủ động hỏi han, quan tâm các thành viên nhằm phá bỏ khoảng cách giữa cấp trên và cấp dưới.

Mỗi tuần một lần, các nhóm trưởng của mỗi nhóm có thể sắp xếp một “lịch hẹn hò” cố định để các giải đáp tất cả những câu hỏi, hoặc lắng nghe tâm sự các vấn đề khúc mắc liên quan tới công việc của từng thành viên trong nhóm. Việc này sẽ giúp mọi người cảm thấy hài lòng hơn khi luôn được quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình.

Nâng cao kỹ năng làm việc nhóm cũng rất quan trọng cho từng thành viên.

Tổ chức các buổi gặp mặt hàng năm

Mỗi năm một lần, hãy tổ chức những buổi teambuilding, hoặc retreat, du lịch trong vài ngày để mọi người trong đội có cơ hội trò chuyện, gắn kết và khơi dậy tinh thần làm việc tốt hơn. Bạn không cần sắp xếp những bữa tiệc hoặc vui chơi quá tốn kém, chỉ cần thuê một căn nhà lớn nhiều phòng, khang trang sạch sẽ cho mọi người nghỉ đêm, có sân vườn để tổ chức cắm trại, tiệc nướng ngoài trời cùng một vài trò chơi và hoạt động phù hợp với tính cách của từng thành viên là đã đủ vui rồi. 

Đọc thêm: Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Trên đây là 5 cách giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa đội nhóm khi làm việc từ xa. Nếu bạn cảm thấy nhóm của mình chưa thực sự gắn kết, hoặc nhận thấy tinh thần cả đội đang đi xuống, hãy rà soát lại quy trình và áp dụng ngay 5 bí quyết vừa rồi để công việc diễn ra thuận lợi suôn sẻ hơn nhé.

Bài viết được đóng góp bởi Hà Trang