Có thể nói, sự ra đời của chữ ký được xem là một cuộc cách mạng góp phần làm thay đổi cách ký thủ công trước đây. Chữ ký số có đầy đủ các yếu tố về tính pháp lý bảo mật theo quy định pháp luật. Vậy chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử khác chữ ký số như thế nào? Cùng tìm hiểu bài viết sau đây của Kabala Career để câu trả lời chính xác nhất cho thắc mắc này nhé!
1. Chữ ký điện tử là gì?
Dưới đây là một số thông tin cơ bản về chữ ký điện tử mà bạn cần tham khảo để hiểu rõ hơn về công cụ này, cụ thể:
1.2 Khái niệm
Căn cứ tại khoản 1 Điều 21 Luật giao dịch điện tử 2005 có quy định về khái niệm “Chữ ký điện tử là gì?”. Chữ ký điện tử trong tiếng Anh được gọi là Electronic signature được tạo lập dưới dạng số, chữ, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, loại chữ ký này được gắn liền hoặc kết hợp với các thông điệp dữ liệu. Chữ ký điện tử có khả năng xác minh người ký và sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp được ký.
Có thể hiểu đơn giản, chữ ký điện tử là một đoạn thông tin đi kèm với dữ liệu điện tử. Mục tiêu là xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người ký đối với nội dung được ký. Chữ ký điện tử hợp pháp đều phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.
1.2 Giá trị pháp lý
Chữ ký điện tử bao gồm 2 vai trò là chữ ký và con dấu, cụ thể:
- Để đảm bảo giá trị pháp lý, văn bản cần chữ ký phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Cho phép xác minh người được ký và sự đồng ý của người ký đối với nội dung trong văn bản.
- Đảm bảo chữ ký điện tử an toàn, không giải mạo.
- Để đảm bảo tính hợp lý lệ của chữ ký điện tử khi sử dụng để đóng dấu cần đảm bảo các yếu tố an toàn sau:
- Dữ liệu được dùng để tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký khi dữ liệu đó được sử dụng
- Dữ liệu được dùng để tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký
- Nếu nội dung thông điệp dữ liệu thay đổi có thể bị phát hiện ngay sau thời điểm ký.
2. Nguyên tắc dùng chữ ký điện tử
Căn cứ theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2005 có quy định cụ thể về các nguyên tắc dùng chữ ký điện tử, cụ thể:
- Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:
- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;
- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;
- Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.
- Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Đọc thêm: Hướng Dẫn Cách Đăng Ký Mã Số Thuế (MST) Cá Nhân Mới Nhất
3. Nghĩa vụ khi sử dụng chữ ký điện tử
Nghĩa vụ khi sử dụng chữ ký điện tử được quy định tại Điều 25, 26 Luật Giao dịch điện tử 2005, cụ thể:
3.1 Nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử
- Có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký điện tử của mình;
- Khi phát hiện chữ ký điện tử có thể không còn thuộc sự kiểm soát của mình, phải kịp thời sử dụng các phương tiện thích hợp để thông báo cho các bên chấp nhận chữ ký điện tử và cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp chữ ký điện tử đó có chứng thực;
- Áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của mọi thông tin trong chứng thư điện tử trong trường hợp chứng thư điện tử được dùng để chứng thực chữ ký điện tử.
3.2 Nghĩa vụ của bên chấp nhận chữ ký điện tử
- Tiến hành các biện pháp cần thiết để kiểm chứng mức độ tin cậy của một chữ ký điện tử trước khi chấp nhận chữ ký điện tử đó;
- Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan tới chứng thư điện tử trong trường hợp sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.
4. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
Việc sử dụng chữ ký điện tử sẽ giúp cho cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức tối ưu được thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến, từ đó đem lại nhiều lợi ích trong quá trình sử dụng, cụ thể:
- Tiết kiệm tối đa thời gian: Hoạt động giao dịch điện tử được rút ngắn thời gian.
- Linh hoạt trong cách ký: Sử dụng chữ ký điện tử sẽ giúp cho cá nhân, doanh nghiệp thực hiện các giao dịch dễ dàng như gửi cam kết qua email, ký bằng bút điện tử tại màn hình cảm ứng của quầy tính tiền, ký hợp đồng điện tử.
- Rút ngắn quy trình chứng nhận: Nhờ có chữ ký điện tử mà quy trình lập, chuyển, gửi tài liệu, hồ sơ cho khách hàng và đối tác đơn giản, dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
- Hồ sơ nộp thuế được hoàn tất nhanh chóng: Chữ ký điện tử giúp quá trình kê khai thuế trở nên đơn giản hơn. Kế toán doanh nghiệp, tổ chức chỉ cần chữ ký điện tử để thực hiện giao dịch mà không phải in tờ kê khai, đóng dấu nhưng vẫn đảm bảo an toàn.
- Tính bảo mật cao: Thông tin cá nhân, doanh nghiệp được chữ ký số bảo mật tuyệt đối và không thể giả mạo.
5. Các quy định về mẫu chữ ký điện tử
Để quá trình sử dụng chữ ký điện tử đạt hiệu quả cao, bạn cần nắm rõ một số quy định sau đây khi dùng, cụ thể:
5.1 Hình thức và thông tin hiển thị
- Đối với doanh nghiệp:
- Hình ảnh đại diện chữ ký điện tử của doanh nghiệp là con dấu đỏ, bằng kích thước thật của con dấu và được lưu file ảnh dưới dạng đuôi .png
- Thông tin hiển thị bao gồm: tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601.
- Đối với cá nhân:
- Hình ảnh chữ ký điện tử phải là chữ ký tay của người đại diện, chữ ký phải có màu, được lưu dưới dạng .png.
- Không yêu cầu hiển thị thông tin người quản lý, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ.
5.2 Vị trí trên văn bản điện tử
- Cá nhân có thể đặt chữ ký điện tử tại vị trí tương tự như trên văn bản giấy.
- Đối với doanh nghiệp vị trí chữ ký cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Với loại văn bản giấy đã điện tử hóa, chữ ký điện tử được đặt góc bên phải của trang văn bản đầu tiên.
- Với văn bản có cả chữ ký điện tử của cá nhân lãnh đạo, cơ quan/doanh nghiệp thì chữ ký điện tử sẽ được ký đè lên 1 khoảng có tỷ lệ bằng ⅓ chữ ký cá nhân lãnh đạo về bên trái.
- Với văn bản gửi điện tử hóa từ văn bản giấy có chữ ký tay của lãnh đạo, cơ quan/doanh nghiệp sẽ ký góc trên cùng bên tay phải trang đầu tiên của văn bản.
6. Cách tạo chữ ký điện tử
Vậy làm thế nào để tạo chữ ký điện tử? Dưới đây là 3 cách tạo chữ ký điện tử mà bạn có thể tham khảo, cụ thể:
6.1 Chữ ký điện tử được tạo trong Word
Word có tính năng Signature giúp người dùng tạo chữ ký điện tử cho mình. Để tạo chữ ký điện tử bạn tiến hành chọn Insert → Chọn Signature Line → Điền các thông tin cần thiết bao gồm: Suggested signer, Suggested signer’s title, Suggested signer’s email address → Chọn Allow the signer to add comments in the Sign dialog và Show sign date in signature line → Nhấn OK để hoàn thành.
6.2 Chữ ký điện tử được tạo trong Excel
Để tạo chữ ký điện tử trong Excel bạn tiến hành chọn Insert → Chọn Signature Setup và tiền hành điền đầy đủ thông tin bao gồm: Suggested signer, Suggested signer’s title, Suggested signer’s email address → Chọn OK để hoàn thành các bước tạo chữ ký điện tử.
6.3 Chữ ký điện tử được tạo trong PDF
Đối với cách tạo chữ ký điện tử trong PDF bạn chọn Home → Chọn PDF Sign → Chọn Create Signature rồi lựa chọn 1 trong 3 kiểu tạo chữ ký điện tử bao gồm: Draw Signature/From Clipboard/Import File → Sau khi chọn và tạo xong nhấn OK.
Đọc thêm: Hợp Đồng Kinh Tế Là Gì? Các Loại Hợp Đồng Kinh Tế Phổ Biến
7. Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số
Để giúp bạn nắm được điểm giống, khác nhau của chữ ký điện tử và chữ ký số, Kabala Career đã đưa ra những so sánh sau đây:
7.1 Giống nhau
Cả hai loại chữ ký đều được dùng để thay thế cho chữ ký tay truyền thống và được sử dụng trong các giao dịch điện tử.
7.2 Khác nhau
- Tính chất: Chữ ký điện tử là biểu tượng, hình ảnh được dùng để xác định danh tính và sự chấp thuận của người ký trên các tài liệu, văn bản. Còn chữ ký số được mã hóa để xác định danh tính và được coi như là dấu vân tay của người ký.
- Tiêu chuẩn: Chữ ký điện tử không sử dụng mã hóa và không có tiêu chuẩn. Chữ ký số sẽ thực hiện xác minh danh tính của người ký qua mã PIN điện thoại hoặc qua email của người ký.
- Tính năng: Chữ ký điện tử dùng để xác minh dữ liệu, còn chữ ký số dùng để bảo mật dữ liệu.
- Cách xác thực: Chữ ký điện tử xác minh qua email, mã PIN điện thoại của người ký. Còn chữ ký số xác minh ID kỹ thuật số thông qua chứng chỉ.
- Xác nhận: Chữ ký điện tử không xác nhận còn chữ ký số được xác nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ ký số hoặc cơ quan chứng nhận.
- Bảo mật: Chữ ký điện tử dễ bị sao chép, giả mạo còn chữ ký số khó có thể sao chép, giả mạo.
- Phần mềm sử dụng: Chữ ký điện tử không cần phần mềm xác minh độc quyền vì thế ai cũng có thể xác nhận, chữ ký số một vài trường hợp không được ràng buộc pháp lý nên cần phần mềm độc quyền để xác nhận.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ nội dung về chữ ký điện tử là gì. Mong rằng với những chia sẻ trên của Kabala Career sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về loại chữ ký này. Hãy truy cập ngay vào website Kabala Career để không bị bỏ lỡ hội.
Tham khảo: Thư viện Pháp luật
Chữ Ký Điện Tử Là Gì? Chữ Ký Điện Tử khác Chữ Ký Số Như Thế Nào?
Nguồn: glints.com
