Điều Hành Tour Du Lịch Là Gì? Công Việc Của Điều Hành Tour?

Một tour du lịch hoàn thành tốt đẹp thì phải kể đến sự hỗ trợ nhiệt tình của cả một ekip, trong đó bao gồm cả vị trí người điều hành tour. Họ là người sẽ chuẩn bị hết các công việc để chuyến đi diễn ra được suôn sẻ và theo lịch trình.

Vậy điều hành tour là gì, cụ thể nhân viên điều hành tour sẽ làm công việc gì? Cùng Kabala Career Việt Nam khám phá các thông tin qua bài viết dưới đây nhé!

Điều hành tour là gì?

Điều hành tour là người trực tiếp lên kế hoạch cho chuyến du lịch/tham quan cả trong và ngoài nước. Họ thực hiện công tác điều phối công việc giữa các bộ phận để đảm bảo du khách được trải nghiệm dịch vụ, nghỉ ngơi và vui chơi theo đúng lộ trình.

Các công việc mà một điều hành tour cần phải phụ trách có thể kể đến như:

• Sắp xếp phương tiện đi lại
• Đặt phòng khách sạn/ nhà nghỉ
• Lên thực đơn ăn uống
• Chuẩn bị các loại trò chơi giải trí trong chuyến đi, v.v.

Trong những năm gần đây, ngành du lịch Việt Nam đang trên đà tăng trưởng một cách đáng kinh ngạc, thu hút rất nhiều du khách trong và ngoài nước.

Điều này mở ra cơ hội cho ngành nghề điều hành tour khá lớn. Tuy nhiên trong giai đoạn Covid-19 vừa qua, ngành du lịch đã bị ảnh hưởng nghiêm trọng và “đóng băng” một thời gian dài. Nhân sự ngành du lịch bắt buộc phải chuyển sang làm các công việc khác thay thế.

Và khi du lịch phục hồi sau đại dịch, một bộ phận lớn nhân sự vẫn duy trì công việc trái ngành này. Các sinh viên ngành du lịch mới ra trường lại thiếu kinh nghiệm.

Điều này dẫn tới tình trạng ngành du lịch “khát” nhân lực trầm trọng. Và vị trí điều hành tour cũng gặp tình trạng tương tự vậy.

Công việc của điều hành tour khác với điều phối viên và cũng hoàn toàn khác với chuyên viên điều phối trong lĩnh vực logistics.

Một ngày nhân viên điều hành tour làm gì? 

Để một chuyến đi được diễn ra hoàn hảo nhất, các nhà điều hành tour cần có một quy trình chuẩn bị từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Dựa vào kế hoạch này, họ sẽ phối hợp với các bộ phận để chuyến đi được diễn ra trơn tru theo đúng lộ trình.

Cụ thể mô tả công việc điều hành tour du lịch là gì?

Giai đoạn chuẩn bị tour

Bước chuẩn bị ban đầu luôn đóng vai trò quan trọng nhất trước khi một tour du lịch diễn ra.

Ngoài việc lên lịch trình rõ ràng, nhân viên điều hành tour cần chuẩn bị một số điều sau để thể hiện sự chuyên nghiệp:

• Thiết kế danh sách một số loại bảo hiểm để đề phòng rủi ro và những tình huống bất ngờ. Ví dụ: bảo hiểm về tai nạn, thời tiết xấu, chuyến bay delay, v.v. 
• Lập các hợp đồng liên quan.
• Liên hệ và trao đổi kỹ càng với các bên dịch vụ ăn uống, khách sạn, điểm vui chơi, v.v
• Sắp xếp các địa điểm đón và trả khách du lịch.
• Chuẩn bị xe cộ đi lại với đầy đủ thông tin về thời gian đi lại, số điện thoại liên lạc hãng xe, giờ giấc đưa đón, v.v.

Quá trình thực hiện tour 

Trong khi thực hiện tour, người điều hành luôn phải quan sát để xử lý mọi vấn đề liên quan. Tất cả công đoạn từ đầu đến cuối đều phải đảm bảo hoàn hảo nhằm phục vụ khách hàng hài lòng nhất.

Một nhân viên điều hành tour cần ghi nhớ:

• Kiểm tra lại những thông tin liên quan trước giờ khởi hành vài tiếng đồng hồ.
• Làm việc lại một lần nữa với hướng dẫn viên du lịch.
• Luôn theo dõi quá trình tour diễn ra.
• Hỗ trợ giải quyết kịp thời các trường hợp cấp bách.
• Dự tính kế hoạch thay thế trong trường hợp phát sinh sự cố (nếu có).

Tập hợp và báo cáo 

Kết thúc mỗi chương trình, người điều hành tour phải làm công tác tập hợp và báo cáo đến cấp trên. Bạn sẽ nhận được phản hồi từ ban lãnh đạo để rút ra bài học và tích lũy kinh nghiệm cho những hành trình tiếp theo.

Sau khi chuyến hành trình du lịch đã xong, nhân viên điều hành tour cần: 

• Lập bảng tổng cho chuyến đi, liệt kê các địa điểm đã đến và chi phí đúng với thực tế.
• Làm nhật ký tour.
• Thực hiện quyết toán với kế toán theo bảng chi phí đã kê khai (bao gồm một số chi phí phát sinh nếu có).
• Lập bảng thu thập phản hồi các ý kiến của khách hàng.

Đọc thêm: Nhân Viên Điều Phối Là Gì? Khác Gì So Với Điều Hành Tour?