Khi nộp đơn xin việc, bạn có thể đưa các kỹ năng xử lý văn bản vào sơ yếu lý lịch của mình. Những kỹ năng này rất cần thiết cho hầu hết các vai trò. Đồng thời, nó còn cho người quản lý tuyển dụng thấy rằng bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ trình bày và xử lý dữ liệu. Trong bài viết này, Kabala Career sẽ thảo luận về các kỹ năng soạn thảo văn bản và cách để cải thiện các kỹ năng quan trọng này!
Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?
Kỹ năng soạn thảo văn bản là những kỹ năng cho phép bạn sử dụng ứng dụng Microsoft Word, Google Docs hay các phần mềm soạn thảo văn bản khác một cách hiệu quả. Microsoft Word hay Google Docs là dạng chương trình máy tính cho phép bạn tạo tài liệu cho nhiều mục đích khác nhau.
Bạn có thể sử dụng chúng để soạn thảo các văn bản, giấy tờ, thư từ và báo cáo. Chúng cũng hữu ích khi tạo tài liệu ứng dụng của bạn, chẳng hạn như CV và thư xin việc. Nêu bật trình độ thành thạo trong việc soạn thảo văn bản có thể đảm bảo với người quản lý tuyển dụng rằng bạn có thể xử lý tất cả các nhiệm vụ cơ bản nơi công sở ở vai trò mà bạn đang ứng tuyển.
Tầm quan trọng của kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp
Ngày nay, người ta cho rằng các nhà văn và biên tập viên đều có các kỹ năng cơ bản về soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, ngay cả trong số những người làm công việc biên tập, các kỹ năng soạn thảo văn bản cũng rất khác nhau.
Mặc dù bạn có thể chỉnh sửa hoàn hảo với các kỹ năng Word cơ bản, nhưng việc sử dụng các tính năng nâng cao (và một số tiện ích bổ sung chính) sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn và tạo ra tài liệu một cách hiệu quả hơn.
Ở bài viết này, Kabala Career sẽ chỉ tập trung chủ yếu vào các kỹ năng soạn thảo văn bản trên Microsoft Word – phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất. Word có rất nhiều tính năng nên chúng ta khó có thể bao quát tất cả. Nhưng đây là một số cách mà các kỹ năng Microsoft Word nâng cao có thể cải thiện công việc và cuộc sống của bạn.
Đọc thêm: Tin Học Văn Phòng Là Gì? Vai Trò Của Tin Học Văn Phòng Kỷ Nguyên 4.0
Các kỹ năng soạn thảo văn bản cần thiết
Thiết lập và quản lý văn bản
Thiết lập trang (page setup) đề cập đến một tập hợp các tham số cụ thể liên quan đến bố cục và hiển thị của trang in. Microsoft Word có nhiều tùy chọn định dạng và bố cục trang. Các khía cạnh của kỹ năng soạn thảo văn bản trong việc thiết lập trang bao gồm đặt hướng trang ngang hoặc dọc, lề trang, các thành phần đầu trang và chân trang, kích thước giấy, màu sắc và thước kẻ cho lề. Kỹ năng này cho phép bạn định dạng một trang văn bản theo thông số kỹ thuật và đảm bảo rằng bạn in tài liệu của mình một cách chính xác.
Sử dụng biểu đồ và đồ thị
Microsoft Word cho phép bạn thêm biểu đồ vào tài liệu của mình. Nếu bạn có dữ liệu để biểu thị bằng biểu đồ, bạn có thể xem xét việc tạo biểu đồ của mình trong Excel. Sau đó, bạn có thể chuyển các biểu đồ sang các chương trình khác trong Office Suite. Bạn có thể làm điều này nếu dữ liệu của bạn thay đổi thường xuyên nhằm đảm bảo biểu đồ của bạn thể hiện các số liệu trong thời gian thực.
Chỉnh sửa văn bản
Quá trình chỉnh sửa được thực hiện với nhiều công cụ và kỹ thuật có trong phần mềm. Các công cụ này giúp bạn thực hiện các thay đổi đối với văn bản mà không cần phải chỉnh sửa thủ công từng từ. Chỉnh sửa văn bản là hành động thay đổi một hoặc nhiều câu sao cho ý nghĩa không thay đổi nhưng nghe hay hơn hoặc có ý nghĩa hơn về mặt ngữ pháp và chính tả.
Chỉnh sửa văn bản trong MS Word là điều mà mọi chuyên gia đều làm vào một thời điểm nào đó. Với sự trợ giúp của công cụ này, bạn có thể đảm bảo rằng văn bản của mình không có lỗi vặt nào khác và sẵn sàng in hay xuất bản. Chỉnh sửa văn bản trong MS Word là quá trình thực hiện các thay đổi đối với tài liệu hoặc tệp. Nó liên quan đến việc sửa chính tả, ngữ pháp, chấm câu, cấu trúc câu và lựa chọn từ.
Điều hướng trang văn bản
Các kỹ năng soạn thảo văn bản trong việc điều hướng trang trên Microsoft Word cho phép bạn điều hướng và tìm kiếm trong tài liệu của mình một cách nhanh chóng. Bạn có thể nhấp vào tab “View” trong thanh công cụ để hiển thị ngăn điều hướng trên trang. Ngăn điều hướng thường hiển thị ở phía bên trái của trang. Chẳng hạn, nếu bạn đang truy cập tài liệu ở “Read mode”, bạn có thể xem và chọn ngăn điều hướng từ trình đơn thả xuống trong tab “View mode”. Ngược lại, bạn có thể chọn nhóm nút “Show” cho các chế độ xem tài liệu khác để tìm thanh kiểm ngăn điều hướng.
Ngoài ra, bạn có thể di chuyển, đóng và thay đổi kích thước ngăn điều hướng trong Word bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ hướng xuống ở góc trên cùng bên phải và chọn tùy chọn thích hợp từ menu thả xuống. Bạn có thể sử dụng ngăn dẫn hướng để tìm văn bản trong tài liệu của mình bằng cách nhập cụm từ tìm kiếm và thuật ngữ vào ngăn dẫn hướng. Bạn cũng có thể xem danh sách các kết quả tìm kiếm phù hợp bằng cách nhấp vào phần “Results”. Tương tự, bạn có thể nhấp vào phần “Pages” hoặc “Headings” bên dưới thanh tìm kiếm để điều hướng văn bản của mình bằng cách sử dụng các trang và tiêu đề trong tài liệu.
Tạo biểu mẫu bằng các lệnh và công cụ nâng cao
Một kỹ năng soạn thảo văn bản cần thiết khác chính là tạo biểu mẫu (forms) bằng các lệnh và công cụ nâng cao. Bạn có thể tạo một biểu mẫu dễ dàng chỉnh sửa bởi nhiều người trong Word.
Bạn có thể sử dụng các mẫu tùy chỉnh hoặc tạo một tài liệu trống với các nội dung tùy ý. Các điều khiển nội dung này bao gồm văn bản, checkboxes, danh sách drop-down hoặc bộ chọn ngày tháng năm. Ngoài ra, bạn có thể liên kết các nội dung của mình với dữ liệu nếu bạn quen thuộc với chúng. Kỹ năng này cũng cho phép bạn sử dụng các công cụ nâng cao để thêm lớp bảo vệ cho biểu mẫu và hạn chế chỉnh sửa trên toàn bộ biểu mẫu hoặc các phần được chọn của tài liệu.
Tạo và sử dụng templates
Khi soạn thảo văn bản bằng Word, bạn có thể sử dụng mẫu có sẵn hoặc tạo mẫu riêng. Bạn có thể tạo mẫu của mình bằng cách lưu tài liệu dưới dạng tệp .dor, tệp .dotx hoặc tệp .dotm. Bạn có thể sử dụng phần mở rộng tệp .dotm để bật macro trong tệp. Ngoài ra, bạn cũng có thể định dạng cấu hình và thêm các nội dung, chẳng hạn như ảnh, văn bản, bộ chọn ngày và danh sách drop-down để làm cho template của bạn trở nên linh hoạt.
Chèn dấu trang
Chèn dấu trang là một kỹ năng soạn thảo cần thiết khác. Bạn có thể sử dụng dấu trang trong Word để ghi chú một mục và giúp tìm mục đó dễ dàng hơn sau này. Bạn có thể đính kèm bao nhiêu dấu trang tùy thích trong tài liệu Word của mình.
Khi tạo dấu trang, bạn có thể đặt tên riêng cho chúng để dễ nhận biết. Để thêm dấu trang, trước tiên, hãy xác định và đánh dấu vị trí bạn muốn. Sau đó, bạn có thể thêm liên kết hoặc truy cập liên kết đó trong tài liệu. Ngoài ra, bạn có thể quyết định xóa dấu trang nếu cần thiết.
Đọc thêm: A-Z Những Kỹ Năng Tin Học Văn Phòng Cần Thiết Cho Dân Công Sở
Các bước cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp
Liệt kê tất cả các kỹ năng soạn thảo văn bản của bạn
Đầu tiên, hãy phác thảo các kỹ năng soạn thảo văn bản hiện có và đánh giá mức độ năng lực của bạn cho từng kỹ năng. Khi đánh giá mức độ năng lực của bạn, đảm bảo rằng bạn sẽ trung thực với bản thân. Điều này giúp bạn xác định điểm mạnh và các lĩnh vực cần cải thiện.
Tham gia các khóa học trực tuyến
Sau khi xác định các kỹ năng soạn thảo văn bản và mức độ năng lực của mình, bạn có thể tham gia các khóa học trực tuyến để giúp bạn học các kỹ năng mới hoặc nâng cao năng lực hiện tại. Các khóa học trực tuyến là một nguồn tài nguyên tuyệt vời để học và tự tin sử dụng Microsoft Word, đặc biệt nếu bạn là người mới bắt đầu. Các khóa học này cũng có thể giúp bạn chuẩn bị cho các chứng chỉ Microsoft Word trong tương lai.
Cân nhắc lấy các chứng chỉ
Bạn có thể cân nhắc tham gia các chương trình chứng nhận Microsoft Word để giúp bạn cải thiện khả năng của mình cũng như học các kỹ năng mới. Những chứng chỉ này có thể gây ấn tượng với người quản lý tuyển dụng và cho họ thấy sự cống hiến và cam kết phát triển nghề nghiệp của bạn. Ngoài ra, họ có thể xác minh kỹ năng của mình và tự làm nổi bật bạn so với các ứng viên khác đang ứng tuyển cho cùng một vị trí. Các chứng chỉ liên quan bao gồm chứng chỉ Microsoft Office Specialist (MOS) và chứng chỉ Microsoft Certified Trainer (MCT).
Thực hành thường xuyên
Cuối cùng, bạn nên thực hành tất cả các kỹ năng soạn thảo văn bản đã học. Thực hành sử dụng các chức năng và lệnh khác nhau trong chương trình Word để làm quen với chúng và sử dụng chúng một cách thuần thục và thoải mái hơn. Hoàn thiện các khả năng giúp bạn dễ dàng kết hợp chúng một cách liền mạch vào các quy trình và nhiệm vụ hàng ngày của mình. Nó cũng mang lại cho bạn sự tự tin để dạy hay truyền đạt cho các nhân viên và thành viên khác trong nhóm của mình.
Kết
Vậy là Kabala Career đã cùng bạn tìm hiểu các kỹ năng soạn thảo văn bản cần thiết và một số yếu tố của một văn bản chuyên nghiệp. Hãy tận dụng các tips trên đang ngày càng chuyên nghiệp hơn trong việc soạn thảo văn bản. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với các nội dung liên quan đến tin học văn phòng, hãy cùng ghé qua Blog của Kabala Career để tìm đọc thêm nhiều bài viết chất lượng khác nhé!
Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản Và Các Yếu Tố Của Một Văn Bản Chuyên Nghiệp
Nguồn: glints.com